「専用アプリ」の前に、まずGoogleフォームで十分じゃないか？という話

「専用アプリ」の前に、まずGoogleフォームで十分じゃないか？という話

業務をどうにかラクにしようと考えたとき。真っ先に「かっこいい専用アプリ」を作ろうとしていませんか？
僕もそうでした。Power Appsとか、あるいは独自のWebアプリとか。ポチポチボタンがあって、入力画面が綺麗に整っている「いかにもシステム」なものに憧れて。手を出しては何度も痛い目を見てきました。

「よし、これで会社を変えてやるぞ！」と意気込んで始めたものの、数ヶ月後には誰も使っていないガラクタが残る。そんな経験、僕だけじゃないはずです。
結局のところ、現場の課題の8割は、Googleフォームで十分でした。いや、むしろGoogleフォームの方がいい場面が多かったです。
今回は、僕が「多機能の罠」にハマって後悔した実話と、どうやってGoogleフォームを使うようになったのか。自分なりにこれが一番マシだったという判断基準をお話しします。

専用アプリに手を出して後悔した「多機能の罠」

アプリを作り始めると、不思議と「あれもこれも」と機能を追加したくなります。
「入力エラーを防ぎたいから、ここはマスタからプルダウンで選ばせよう」
「承認フローもアプリ内で完結させたい」
「ダッシュボードでグラフも出したい」

でも、これらを素人が独学で実装すると、どうなるか。
時間がかかりすぎる上に、ちょっとした仕様変更で全体が動かなくなります。
僕も以前、気合を入れて備品管理アプリを作ったんですが。部署名が変わった瞬間にエラーが連発して、誰も使わなくなりました。

Googleフォームで「十分」なケース、専用アプリが「必須」なケースの境界線

何年か試行錯誤して、僕なりの「独学担当者のための境界線」が整理できてきました。

「専用アプリ」が必要になるのは、実はかなり限られたケースです。
・複雑な条件分岐で画面をコロコロ変えたい
・過去のデータを参照しながら入力させたい
・写真や位置情報をリアルタイムで連携したい

逆に言えば、これ以外の「ただ情報を集めるだけ」の業務なら。大抵の場合、Googleフォームで十分です。
「入力フォームがちょっとダサい」とか「プルダウンの項目を手動で直すのが面倒」といった理由で専用アプリに逃げると。後で保守という巨大なツケを払うことになります。
まずはGoogleフォームでできないかを考えるようにすると、気が楽になりました。

現場の最適解：Googleフォームを「フロント」にして、裏側を自動化する

「でも、Googleフォームだけじゃ業務は完結しないよ」と思うかもしれません。
その通りです。フォームはあくまで「入力の入り口（フロント）」でしかありません。
だから、裏側をGAS（Google Apps Script）で固めるのが。自分なりに辿り着いた方法です。

例えば、経費精算や日報の提出。
入力は使い慣れたGoogleフォームでやってもらい、送信されたデータをGASで受け取って。スプレッドシートに整理したり、ChatworkやSlackに通知したりする。
この「フロントと裏側の分離」が、本当にめちゃくちゃ効きます。

もし専用アプリの中でこれを全部やろうとすると、入力画面のコードと。データを処理するコードが入り混じって、素人の僕には解読不可能なスパゲッティコードが完成します。
Googleフォームを使えば、少なくとも「入力部分」が壊れることはありません。Googleが守ってくれているからです。

結論：技術の高さより「誰がいつまで直せるか」で選ぶのが一番マシ

僕のような独学の人間がシステムを作る場合。「すごいものが作れるか」より「自分が異動した後も、他の人が直せるか」の方がずっと大事だと痛感しています。

Googleフォームなら、質問項目を変えたいとき、誰でも直せます。引き継ぎも5分で終わります。
この「誰でも直せる」という手軽さは、どんな高度な機能よりも現場で重宝されます。
「かっこいい専用アプリ」に手を出して泥沼にハマりそうな人がいたら。まずは深呼吸して「それ、Googleフォームじゃダメ？」と自分に問いかけてみてください。
困っている人がいたら、ぜひGoogleフォームを入口にする方法を試してみてほしいです。

もちろん、最初からこんな割り切った考え方ができたわけではありません。
最初の頃は、とにかく「何でもできるシステム」を作ろうとしていました。
プログラミングの知識なんてほとんどないのに。ネットで見つけたコードをコピペして、何とか形にしようと悪戦苦闘の毎日でした。

ある時、全社員が入力するアンケートを専用アプリで作ろうとしました。
デザインにもこだわって、入力項目によって次に表示される画面が変わるような。かなり複雑なものを目指したんです。
完成したときは達成感でいっぱいでした。
でも、いざ運用を始めてみると、問題が山積みでした。
「スマホだと画面が崩れる」「特定のブラウザだと送信ボタンが押せない」「途中でエラーが出ると最初からやり直しになる」
毎日問い合わせが殺到して、その対応だけで本来の業務が完全にストップしてしまいました。

結局、そのアプリは1週間で運用を停止し。急遽Googleフォームで作り直すことになりました。
Googleフォームで作ったアンケートは。デザインこそシンプルでしたが、どんな端末でも確実に動きました。
エラーの問い合わせもゼロ。みんなサクサク回答してくれて、目的のデータはすぐに集まりました。
その時、僕は強烈な自己嫌悪と同時に、大切なことに気づかされたんです。
「ユーザーが求めているのは、かっこいい画面ではなく、確実にデータを送信できることだ」と。

それ以来、僕のシステム開発の基準は大きく変わりました。
「できること」ではなく「確実に運用できること」を最優先にするようになったんです。
その結果、選ばれるツールの大半がGoogleフォームになりました。
Googleフォームは、素人が作ったアプリよりも圧倒的に堅牢です。
何万人が同時にアクセスしても落ちませんし。ブラウザや端末の違いでレイアウトが崩れることもありません。
この「Googleが提供する堅牢性」にタダ乗りできるというのは。独学担当者にとって最大の武器だと思います。

もちろん、Googleフォームにも弱点はあります。
例えば、入力されたデータに基づいてリアルタイムで他のシステムを更新するような処理は苦手です。
でも、そういった複雑な要件が求められる業務は、実は全体のほんの一部に過ぎません。
多くの場合、情報を集めてスプレッドシートに蓄積し。後からバッチ処理で何とかすれば済むことの方が多いんです。

もし今、あなたが業務のデジタル化で「専用アプリ」を作ろうとしていて。でも技術的な壁にぶつかって悩んでいるなら。
一度立ち止まって、こう考えてみてください。
「これ、本当に専用アプリじゃないとダメな要件ですか？」
「Googleフォームとスプレッドシート、それに少しのGASを組み合わせれば、十分実用に耐えるものができないですか？」

おそらく、8割以上の確率で「Googleフォームで十分」という結論に達するはずです。
そして、その選択は決して「妥協」ではありません。
現場の限られたリソースの中で、確実に運用を回し続けるための「戦略的な選択」なのです。
だから、自信を持ってGoogleフォームを選んでください。
あなたのその決断は、未来の自分自身を。そしてシステムを引き継ぐ後任者を、確実に救うことになります。

さらに言えば、Googleフォームのもう一つの利点は「属人化を防げること」です。
僕が作った専用アプリは、コードを書いた僕自身にしか直せませんでした。
もし僕が休んだり、別の部署に異動したりしたら。そのアプリは「誰も触れないブラックボックス」になってしまいます。
実際に、過去の担当者が残した謎のシステムに苦しめられた経験。皆さんも一度はあるのではないでしょうか。
「このボタンを押すとエラーが出るんだけど、作った本人はもう退職していて分からない」
そんな悲劇を繰り返さないためにも、システムの仕組みは極力オープンで。誰でも理解できるものであるべきです。

Googleフォームなら、設定画面を見れば一目で何をしているかが分かります。
「この質問を追加したい」「この選択肢を削りたい」といった要望にも。特別な知識なしに対応できます。
システムを「作る」ことよりも、「運用を引き継ぐ」ことの方が。会社にとってはるかに重要なんです。
だからこそ、属人化のリスクが極めて低いGoogleフォームは。独学担当者にとっての「救世主」だと言えます。

もちろん、GASを書く部分にはある程度の属人化リスクが伴います。
しかし、それも「入力（フロント）」と「処理（バック）」が分離されているおかげで。被害を最小限に食い止めることができます。
万が一、GASの処理が止まってしまっても。Googleフォームから入力されたデータはスプレッドシートに無傷で残っています。
だから、最悪の場合は手作業で処理を進めることができます。
システムが完全に死んでしまうのではなく。一時的に「半自動」や「手動」に切り替えられる。
このフォールバック（代替手段）の存在が、精神的な負担を劇的に下げてくれるんです。

現場の業務改善は、100点満点のシステムを作ることではありません。
70点でも80点でもいいから、確実に動き続け、誰もが使える仕組みを作ること。
それが、僕のような素人が目指すべきゴールだと、今は確信しています。

もちろん、最初からこんな割り切った考え方ができたわけではありません。
最初の頃は、とにかく「何でもできるシステム」を作ろうとして
いました。
プログラミングの知識なんてほとんどないのに。ネットで見つけたコードをコピペして、何とか形にしようと悪戦苦闘の毎日でした。

ある時、全社員が入力するアンケートを専用アプリで作ろうとしました。
デザインにもこだわって、入力項目によって次に表示される画面が変わるような。かなり複雑なものを目指したんです。
完成したときは達成感でいっぱいでした。
でも、いざ運用を始めてみると、問題が山積みでした。
「スマホだと画面が崩れる」「特定のブラウザだと送信ボタンが押せない」「途中でエラーが出ると最初からやり直しになる」
毎日問い合わせが殺到して、その対応だけで本来の業務が完全にストップしてしまいました。

結局、そのアプリは1週間で運用を停止し。急遽Googleフォームで作り直すことになりました。
Googleフォームで作ったアンケートは。デザインこそシンプルでしたが、どんな端末でも確実に動きました。
エラーの問い合わせもゼロ。みんなサクサク回答してくれて、目的のデータはすぐに集まりました。
その時、僕は強烈な自己嫌悪と同時に、大切なことに気づかされたんです。
「ユーザーが求めているのは、かっこいい画面ではなく、確実にデータを送信できることだ」と。

それ以来、僕のシステム開発の基準は大きく変わりました。
「できること」ではなく「確実に運用できること」を最優先にするようになったんです。
その結果、選ばれるツールの大半がGoogleフォームになりました。
Googleフォームは、素人が作ったアプリよりも圧倒的に堅牢です。
何万人が同時にアクセスしても落ちませんし。ブラウザや端末の違いでレイアウトが崩れることもありません。
この「Googleが提供する堅牢性」にタダ乗りできるというのは。独学担当者にとって最大の武器だと思います。

もちろん、Googleフォームにも弱点はあります。
例えば、入力されたデータに基づいてリアルタイムで他のシステムを更新するような処理は苦手です。
でも、そういった複雑な要件が求められる業務は、実は全体のほんの一部に過ぎません。
多くの場合、情報を集めてスプレッドシートに蓄積し。後からバッチ処理で何とかすれば済むことの方が多いんです。

もし今、あなたが業務のデジタル化で「専用アプリ」を作ろうとしていて。でも技術的な壁にぶつかって悩んでいるなら。
一度立ち止まって、こう考えてみてください。
「これ、本当に専用アプリじゃないとダメな要件ですか？」
「Googleフォームとスプレッドシート、それに少しのGASを組み合わせれば、十分実用に耐えるものができないですか？」

おそらく、8割以上の確率で「Googleフォームで十分」という結論に達するはずです。
そして、その選択は決して「妥協」ではありません。
現場の限られたリソースの中で、確実に運用を回し続けるための「戦略的な選択」なのです。
だから、自信を持ってGoogleフォームを選んでください。
あなたのその決断は、未来の自分自身を。そしてシステムを引き継ぐ後任者を、確実に救うことになります。

さらに言えば、Googleフォームのもう一つの利点は「属人化を防げること」です。
僕が作った専用アプリは、コードを書いた僕自身にしか直せませんでした。
もし僕が休んだり、別の部署に異動したりしたら。そのアプリは「誰も触れないブラックボックス」になってしまいます。
実際に、過去の担当者が残した謎のシステムに苦しめられた経験。皆さんも一度はあるのではないでしょうか。
「このボタンを押すとエラーが出るんだけど、作った本人はもう退職していて分からない」
そんな悲劇を繰り返さないためにも、システムの仕組みは極力オープンで。誰でも理解できるものであるべきです。

Googleフォームなら、設定画面を見れば一目で何をしているかが分かります。
「この質問を追加したい」「この選択肢を削りたい」といった要望にも。特別な知識なしに対応できます。
システムを「作る」ことよりも、「運用を引き継ぐ」ことの方が。会社にとってはるかに重要なんです。
だからこそ、属人化のリスクが極めて低いGoogleフォームは。独学担当者にとっての「救世主」だと言えます。

もちろん、GASを書く部分にはある程度の属人化リスクが伴います。
しかし、それも「入力（フロント）」と「処理（バック）」が分離されているおかげで。被害を最小限に食い止めることができます。
万が一、GASの処理が止まってしまっても。Googleフォームから入力されたデータはスプレッドシートに無傷で残っています。
だから、最悪の場合は手作業で処理を進めることができます。
システムが完全に死んでしまうのではなく。一時的に「半自動」や「手動」に切り替えられる。
このフォールバック（代替手段）の存在が、精神的な負担を劇的に下げてくれるんです。

現場の業務改善は、100点満点のシステムを作ることではありません。
70点でも80点でもいいから、確実に動き続け、誰もが使える仕組みを作ること。
それが、僕のような素人が目指すべきゴールだと、今は確信しています。

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