手入力も、配布地獄も、バージョン管理も——全部なくなるまでの話｜人事情報の転記自動化・完結編

人事情報の転記自動化シリーズを書いてまいりました。前編・中編・後編と合計3本の構成です。今回は、その完結編をお届けします。これまでのシリーズ全体を詳しく振り返ります。

まずは、これまでの経緯を簡単にまとめます。初めてこの記事を読む方にも分かるように説明しますね。当社では、建設現場で働く作業員を多数採用しています。雇用形態は日々雇用となります。これまでは面接のたびに、求職者の情報を手入力していました。2つの社内システムへ転記する作業です。

この業務を改善するために、複数の手段を講じました。GoogleフォームやVBAを活用しました。さらにPythonと生成AIも導入しました。現在は、全ての情報を全自動で転記できる状態です。この記事では「何がなくなったのか」を解説します。「なぜなくせたのか」についても一気に振り返ります。

手書きシート転記の重荷

まず、プロジェクトの開始地点を振り返ります。そこには3つの大きな重荷が積み重なっていました。

重荷の1つ目は、手書きシートの内容を転記する作業です。システムへの手入力には多くの時間がかかっていました。

面接のたびに、求職者が記入したプロフィールシートを確認します。それは手書きの書類です。その内容を見ながら、基幹システムに情報を入力していました。氏名や住所、生年月日を入力します。さらに銀行口座の情報も必要です。これらは、どれひとつとしてミスが許されない情報ばかりでした。

中でも銀行口座の誤入力は、最大のリスクでした。口座番号を1桁でも間違えると、大変なことになります。給与が正常に振り込まれない可能性があるからです。他の項目であれば、後から修正することも可能です。しかし給与振込の失敗は、本人への影響が深刻です。そのため、常に細心の注意を払って作業しておりました。

過去の視点と生成AIへの興味

当時のことを思い出すと、別の課題もありました。この作業を自動化しようという発想が、全くなかったことです。正直なところ、知識自体が不足していました。そういう仕組みを作れることさえ知りませんでした。

今になって振り返ると、少し恐ろしく感じます。もし生成AIに興味を持つ機会がなかったら、どうなっていたでしょうか。今でもあの手書きシートを、目視で転記し続けていたかもしれません。そう考えると、背筋が伸びる思いがいたします。

重荷の2つ目は、サポート業務の負担です。ChromeDriverを全員のPCに配布する作業がありました。

ChromeDriver導入・更新の課題と解決

VBAとSeleniumで転記システムを構築しました。その際、最初の壁はツール自体ではありませんでした。利用者全員のPC環境を整えることが問題でした。ChromeDriverを正しい場所にインストールする必要があります。この作業を、社員全員に行ってもらわなければなりませんでした。

まずは、Windowsの隠しフォルダの説明から始めました。AppDataという特殊な場所です。zipファイルの解凍作業で、手順が止まってしまう方もいました。コピー先のフォルダ階層を間違える方も多かったです。10人から20人ほどの規模で、個別に対応しました。リモートサポートを何度も繰り返す日々でした。

一方で、重荷の3つ目もありました。Chromeがアップデートされるたびに発生する問い合わせです。

ChromeDriverにはバージョン管理という宿命がありました

ChromeDriverには、バージョン管理という宿命がありました。Chromeブラウザは自動で更新されます。更新されると、ツールのバージョンと合わなくなります。その結果、ツールが動かなくなってしまいます。「動かなくなったら連絡してください」と案内していました。問い合わせのたびに、同じ配布作業を繰り返しました。終わりが見えない対応だと感じておりました。

手入力不要、自動転記

その結果、状況は劇的に変わりました。アフター：3つ全部、なくなった

現在では、これら3つの悩みは全て解消されています。

手入力がなくなりました

まず、手入力の作業が完全になくなりました。求職者は面接の前に、自分で情報を入力します。Googleフォームを使って入力してもらいます。担当者は、そのデータを確認するだけです。あとはPythonツールの画面でボタンを押します。それだけで、2つのシステムへの転記が自動で完了します。

手書きの文字を読み解く苦労はなくなりました。銀行口座を慎重に確認する緊張もありません。入力時のストレスは、過去のものとなりました。

ファインプレー！業務効率化ツール開発

ここで、少しだけ自画自賛をさせてください。ちょうどクラウド人事管理システムを導入した時期のことです。そのタイミングで、転記先のシステムが2つに増えました。もし自動化が進んでいなければ、大変なことになっていました。「同じ情報を2つのシステムに手入力する」という事態です。二重の手間が発生するところでした。

幸いなことに、システム導入前に準備ができていました。VBAの転記ツールを先に用意していたのです。そのため、手動による二重入力という状況は回避できました。これは我ながら、ファインプレーだったと思っております。

さらに、配布サポートがなくなりました

配布時のサポート業務もなくなりました。Pythonツールの配布方法は非常にシンプルです。インストーラーをダブルクリックするだけです。インストーラー本体は、社内のファイルサーバーに置いてあります。全社への告知には、ガルーンの社内回覧を使います。個別の連絡にはLINE WORKSを活用しています。案内を送るだけで、ツールを展開できるようになりました。隠しフォルダの説明も、もう必要ありません。zip解凍の手順案内も、リモートサポートも不要です。

バージョン管理の問い合わせがゼロになりました

Pythonツール、Chrome更新の問い合わせゼロ

まず、バージョン管理に関する問い合わせがゼロになりました。新しく開発したPython版のツールは、設計が異なります。ChromeDriverを使わない仕組みを採用しました。そのため、Chromeが自動更新されても影響を受けません。ツールは以前と変わらず、安定して動き続けます。

「Chromeがアップデートされたせいで動かない」というトラブルは起きません。構造上、そのようなエラーはあり得ないからです。以前はあれほど繰り返されていた問い合わせが、なくなりました。Pythonへ移行してからは、一度も発生していません。

自動化が変える心のあり方

転記作業が自動化されたことによる効果は、それだけではありません。手入力や配布サポートがなくなった以上の成果がありました。バージョン管理の悩みも解消されました。しかし、数字では測れない大きな恩恵があったのです。それは、働く人の心のあり方に関する変化でした。

まず、担当者の精神的な負担が劇的に軽くなりました。手書きシートからの転記は、単調な仕事に見えます。しかし、常にミスへのプレッシャーがありました。特に銀行口座のような情報は、非常にデリケートです。一桁でも入力ミスをすれば、本人に損害を与えてしまいます。神経をすり減らして数字を確認する時間は、心を疲れさせます。その負担が、まるごと解消されました。ツールが自動で処理を行い、担当者は確認に専念できます。この安心感は、時間の短縮以上の価値があると感じています。

本質業務への集中と満足度向上

次に、大きな変化が生まれました。担当者が本来の業務に集中できる環境です。総務や経理、人事は、データ処理だけが仕事ではありません。社員一人ひとりの状況に寄り添うことが大切です。働きやすい環境を整えることも本質的な業務です。制度の設計や採用戦略などは、人間にしかできません。これらは創造的で戦略的な仕事です。

ルーティンワークから解放されたことで、余裕が生まれました。担当者は社員との対話に、より多くの時間を使えるようになりました。長期的な視点での業務改善にも、エネルギーを注げます。以前は「この入力さえなければ」というモヤモヤがありました。そうした無駄な悩みも消えたのです。仕事に対する満足感も向上したと聞いています。

無駄な衝突解消による組織パフォーマンス向上

さらに、組織全体にも良い影響がありました。部署間の連携やチームの士気が高まっています。手入力のミスによる振込エラーは、誰のせいでもありません。しかし、担当者間ではストレスの原因になります。バージョンの違いによる問い合わせも同様です。リモートサポートでは、相手を待たせている焦燥感があります。うまく説明できないもどかしさも重なります。このような「無駄な衝突」がなくなりました。本来あるべき協力関係が、よりスムーズになりました。人間の脳は、創造的な活動のためにあります。問題解決などの高次な活動に使うべきです。

単純な作業から解放された効果は大きいです。それぞれの現場で、より高いパフォーマンスを発揮できるようになりました。これは組織にとって、計り知れないメリットです。

自動化の教訓：完璧より不満解消

今回のプロジェクトを振り返り、教訓を得ました。最も重要なのは「完璧を目指さないこと」です。このシステムは、最初から今の形だったわけではありません。最初はVBAのマクロから始まりました。ChromeDriverの問題に直面しながら、試行錯誤を続けました。その後、ようやく生成AIを組み込んだPython環境になりました。もし最初に「完璧な全自動システム」を狙っていたら、どうだったでしょうか。きっと、途中で挫折していたに違いありません。

自動化への第一歩は、素朴な疑問から始まります。誰かの「これ、もっと楽にならないかな？」という声です。現場の不満こそが、改善の出発点になります。総務や人情の現場には、まだ手作業が多く残っています。例えば、毎週手作業で集計しているExcelはありませんか。毎月同じ文章をコピペして送るメールはどうでしょうか。まずは、小さな不満を言葉にしてみてください。それが自動化を成功させる種になります。

スモールスタートで育むプログラミングの種

次に、その「種」を育てる方法を考えましょう。いきなり難しいプログラミングを学ぶ必要はありません。まずは身近なツールから始めてみてください。Excelの関数やマクロなら、使い慣れているはずです。Googleスプレッドシートの機能を調べてみるのも有効です。Webサイトを自動で動かすなら、VBAとSeleniumが役立ちます。これは非常に強力な組み合わせです。自分一人で試せる範囲から、小さく始めてください。この「スモールスタート」が非常に重要です。失敗しても、自分一人の範囲で収まります。小さな成功体験を得ることで、次のやる気に繋がります。

成功共有、課題解決、不完全からの改善

そして、小さな成功を周りに伝えてみてください。数分間の作業が短縮できた、という話でも十分です。同僚に話すだけで、変化が始まります。同じ課題を持つ人が「自分もやりたい」と思うかもしれません。VBAからPythonへの移行も、壁にぶつかったからこそ生まれた案でした。ChromeDriverの問題がなければ、今の形はありませんでした。課題に直面しても、それを乗り越えようとする姿勢が大切です。より良い解決策は、行動の先にあります。最初から正解を持っている必要はありません。不完全な状態でも、まずは一歩踏み出しましょう。改善を繰り返すことで、想像以上の成果に手が届きます。

これは、日々の仕事にもキャリアにも通じることです。普遍的な真理ではないかと、私は考えております。

挑戦がくれた自己肯定感と新たな価値観

このプロジェクトは、業務効率を高めるだけではありませんでした。私自身の「仕事への価値観」を大きく変えました。「自己肯定感」も高まったと感じています。以前の私は、プログラミングについて全く知りませんでした。そんな私が、VBAやPythonを使いこなせるようになりました。さらには生成AIという言葉まで口にしています。数年前の自分には、到底想像もできない姿です。

最初は不安しかありませんでした。「本当に自分にできるのか」と何度も自問自答しました。ネットで調べても、専門用語ばかりが出てきます。心が折れそうになったことは、一度や二度ではありません。それでも「この重荷をなくしたい」という一心でした。手探りで調査を行い、何度も失敗を繰り返しました。小さなエラーが出るたびに落ち込みました。「私には無理かもしれない」と弱気になりました。しかし、諦めずに調べ続けました。エラーを一つ解決するたびに、小さな喜びを感じました。

AI家庭教師が導く学習と成長

特に大きな助けとなったのが、生成AIとの出会いです。まるで優秀な家庭教師がそばにいるようでした。私の拙い質問に対しても、根気よく答えてくれました。具体的なコードのヒントを教えてくれます。エラーの原因についても詳しく解説してくれました。それまでは分厚い本を前にして、手が止まっていました。しかし、AIとの対話によって学習が進みました。驚くほどスムーズに作業ができるようになったのです。この経験を通じて、気づいたことがあります。「できない」と思っていたことの多くは、単なる知識不足でした。やり方を知らないだけだったのです。完璧な知識は不要です。まずは目の前の課題に挑むことが大切です。それが大きな成長に繋がることを、身をもって学びました。

自動化で拓く新たなキャリアと貢献

以前の私の業務範囲は、限定的でした。「与えられた仕事を正確にこなすこと」が目標でした。しかし現在は、新しい視点を持っています。「もっと効率的な方法はないか」と常に考えます。「この作業は自動化できるのではないか」と探求しています。この変化は、私のキャリアにも影響を与えました。事務職としての経験に、新しい武器が加わりました。自動化のスキルという武器です。これは単なるスキルアップではありません。仕事に対する「主体性」が高まりました。会社への「貢献意欲」も強くなったと感じています。

社内でも嬉しい声をいただくことが増えました。「このツールに助けられているよ」と言ってもらえます。「他の業務にも応用できないか」と相談も受けます。自分の仕事が誰かの役に立っている。それを直接感じられるのは、大きな幸せです。この成功体験は、部署の雰囲気も良くしました。以前は「仕方ない」と諦めていたことも多かったです。しかし今は「自動化できるかも」という前向きな会話が生まれています。

経験ゼロでも！業務改善へのはじめの一歩

この記事を読んでいる皆様へお伝えしたいことがあります。もし日々の業務で不満を感じているなら、チャンスです。ぜひ「はじめの一歩」を踏み出してみてください。私のようなプログラミング経験のない事務職でもできました。文系の私にできたのですから、あなたにも必ずできます。

大切なポイントがあります。いきなり大きなシステムを作ろうとしないでください。まずは、毎日行っている数分間の作業に注目しましょう。その小さな手作業を自動化するメリットを想像してください。Excelの簡単な関数を使うだけでも変わります。それだけで、多くのことが自動化できるはずです。Webサイトの操作なら、VBAとSeleniumが心強い味方です。もし途中で困ったら、生成AIに相談してみてください。AIはきっと、優しく導いてくれるはずです。

自動化、新たな扉と可能性

「失敗したらどうしよう」と不安に思うかもしれません。私自身も、最初は同じ気持ちでした。しかし、小さな試みであれば心配いりません。たとえ失敗しても、大きな問題にはならないからです。むしろ、その失敗から得られる学びは貴重です。それが次の成功へと確実に繋がります。この自動化プロジェクトは、私にとって新しい扉でした。その扉を開けた先には、素晴らしい景色が広がっていました。業務が効率化されるだけではありません。自分自身の成長や、仲間との協力も得られました。仕事の楽しさという、新しい価値を見つけました。

未来への一歩、自動化の可能性

「プログラミングはエンジニアのもの」という考えは捨てましょう。「文系の自分には無関係だ」という思い込みも不要です。目の前にある小さな不満を大切にしてください。それが未来の大きな改善に繋がる第一歩です。このシリーズが、皆様のきっかけになれば嬉しいです。自動化の可能性に気づく人が一人でも増えることを願っています。自分自身の力で、業務をより良くしていきましょう。これからも、私の挑戦は続いていきます。よろしければ、またこのブログを覗きに来てください。最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。

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