現場発の自動化を「野良開発」で終わらせないために必要な最低限のルール

業務自動化の孤独と葛藤

毎日のように深夜まで続く手作業のデータ入力。誰も助けてくれないこの絶望的な状況をどうにかしたくて。夜な夜なネット検索を繰り返した。見よう見まねで書いた数行のVBAコードが。初めて自動でExcelの転記を完了させたあの瞬間の感動。震える手でマウスを握り。自分の仕事が劇的に楽になった喜びに浸った経験を持つ人は多いだろう。初めて書いたPythonのスクリプトで。

3時間かかっていた毎月の請求データ突合が数秒で終わった時のこと。画面を流れるログを見ながら「これでようやく定時に帰れる」と安堵のあまり涙が出そうになった。だが翌日、意気揚々と部署の定例会議で発表したところ。上司からは冷ややかな目で「システム部に許可は取ったのか」と問い詰められた。会社のためにと必死に作った自動化ツール。それなのに、IT部門からは冷酷な扱いを受けることが多い。

「勝手に作ったよくわからないプログラムは使うな」という通達が飛んでくる。情熱を込めて生み出したツールが。いつの間にか忌み嫌われる野良開発というレッテルを貼られてしまうのです。

全否定された開発の孤独

孤独。圧倒的な孤独感である。良かれと思ってやったことが全否定された時の胃が鉛のように重くなる感覚。誰もこの辛さを理解してくれない。非エンジニアが業務の片手間に生み出したプログラムは。なぜここまで組織の中で疎まれる運命にあるのだろうか。

組織を脅かすシャドーITのブラックボックス化

まず、IT部門の人たちも、決して意地悪で現場の邪魔をしているわけではない。彼らが見ている景色は、現場の担当者とは全く別のものだ。組織全体のセキュリティや安定稼働を守るためのITガバナンス。この観点から見ると、現場で個人の思いつきによって作られたツールは。得体の知れない爆弾に等しい。一番恐れられているのはブラックボックス化である。作った本人の頭の中にしか。

そのツールがどんな動きをしているのかという正解が存在しない。これが恐怖の源泉だ。もしその担当者が突然退職してしまったらどうなるか。残された部署の人間は、謎のエラーを吐き出し続ける画面の前で途方に暮れるしかない。以前の部署で。前任者が残した謎のExcelマクロが突然「実行時エラー’1004’」で停止した。コードを開いても変数名が「a」「b1」ばかりで何をしているか全く読めない。

丸一日かけて解読を試みたがどうにもならず。結局手作業で500件のデータをコピペし直す羽目になり。深夜まで残業しながら前任者を心の中で呪い続けた。

シャドーITと組織の論理

システムの中身がわからない状態をシャドーITと呼ぶ。組織としては。コントロールできないものが社内ネットワークで動いていること自体が許容できない。どれだけ現場の業務が楽になろうとも。管理の目が行き届かないツールは排除の対象となる。これが会社という組織の論理です。

現場の自動化を成功させるIT協調管理

では、現場の人間はどうすればいいのか。プロのエンジニアのように、設計書を何十枚も書き、バージョン管理システムを導入し。厳密なテストコードを書くべきか。答えは否だ。通常業務を抱える非エンジニアにそんな時間はない。ガチガチのシステム管理基準を適用しようとすれば、間違いなく挫折する。自動化そのものを諦めてしまう結果になりかねない。必要なのは、個人と組織が妥協できるギリギリのラインを見つけることだ。

そこで提案したいのが。誰でも今日から守れる最低限の3点セット（場所・名前・手順）である。たったこれだけの運用ルールを徹底する。それだけで、情シスやIT部門の見る目は確実に変わる。「勝手にプログラムを動かしている厄介者」から。「最低限の管理意識を持った協力者」へと評価が反転するのです。

次に、IT部門が恐れているのは、ツールそのものではない。万が一トラブルが起きた時に、誰も状況を把握できなくなる事態だ。だからこそ、最低限の透明性を確保する姿勢を示す。それが彼らを味方につける最大の武器となる。

デスクトップ保存、自動化ツールの悲劇

自動化ツールを作った直後、多くの人が無意識にやってしまう最悪の行動がある。それがデスクトップへの保存だ。自分のPCでしか動かさないから大丈夫。そんな軽い気持ちが、後々取り返しのつかない悲劇を生む。なぜデスクトップ保存がいけないのか。理由は単純明快だ。そのPCが故障した瞬間、すべての業務が停止する。毎日定時に起動させていたPythonのスクレイピングツールを。

手元のノートPCのデスクトップに置いたままにしていた。ある朝、コーヒーをキーボードにこぼしてしまいPCが完全に沈黙。ツールのソースコードも一緒に消滅し。その月のデータ収集業務をすべて手作業でやり直す絶望感を味わった。解決策は、共有フォルダの固定である。部署内の全員がアクセスできるファイルサーバー上の決められた場所に。ツール専用のフォルダを作る。必ずそこに保存して運用する。

これだけで、PCの故障という最大のリスクを回避できる。共有フォルダは通常、IT部門によって定期的にバックアップが取られているからだ。3万円〜15万円（データ容量や障害の程度による）
他人が触れる場所に置くことで。「自分専用の秘密のツール」という野良の性質が薄れる。組織の持ち物として認知させるための第一歩です。

ファイル名の混乱を防ぐ日付管理

共有フォルダにツールを置いた後に発生する、もう一つの厄介な問題。それがファイル名の増殖である。プログラムを修正するたびに。「最新」「最終」「確定」といった言葉をファイル名の末尾に付け足していく。結果として、どれが今本当に動いているツールなのか誰にもわからなくなる。この悪夢のようなループから抜け出す方法は一つしかない。YYYYMMDD形式の日付付与を徹底することだ。

「請求書作成ツール_20231015.xlsm」のように。ファイル名の末尾を必ず更新日にする。古いバージョンを残したい場合は。「archive」というフォルダを作ってそこに移動させる。現在稼働している最新版のファイルは。常にフォルダ直下に一つだけ存在する状態を保つ。このメカニズムは、人間の記憶力に頼らない環境を作るためのものだ。

半年前の自分が何を考えて「最終」と名付けたのか、今の自分が覚えているはずがない。日付という絶対的な基準を設けることで、迷う時間をゼロにする。

一方で、誰が見ても一目で最新版がわかる。この単純な事実が、他者から見た時のツールの信頼性を飛躍的に高める。名前の付け方一つで、ブラックボックス化の半分は防げるのです。

AIで実現！5分で安心手順書作成

場所を決め、名前を整えた。残る最後にして最大の壁が、手順書の作成だ。「ドキュメントを書くのが面倒くさい」
これが現場で野良開発が蔓延する最大の要因である。コードを書くのは楽しいが、それを他人に説明するための資料を作るのは退屈で苦痛だ。だが、今の時代には強力な助っ人がいる。ChatGPT/Claudeなどの生成AIを活用するのだ。

自分が書いたコードをコピーしてAIに貼り付け、「このコードが何をしているのか。非エンジニア向けの手順書としてまとめて」と指示を出す。驚くほど正確なAIによるコード解説が、一瞬で出力される。長々と書く必要はない。目指すのはA4用紙1枚のシンプルな引き継ぎ書だ。そこには「ツールの目的」「起動方法」「エラーが出た時の連絡先」だけが書かれていればいい。

以前はWordで画面のスクショを切り貼りして何十ページものマニュアルを作っていたが。誰も読んでくれなかった。AIに要約させたA4一枚のテキストベースの手順書に変えたところ。後輩から「エラーが出た時の止め方がわかりやすい」と初めて感謝され。自分の負担も激減した。所要時間はわずか5分で作成できる。何かあった時に、誰でも安全にツールを止められる。その安心感を組織に提供すること。

それが、手順書の本当の役割です。

ルールは自分を守る盾

これら3つのルールを導入したからといって、ツールが劇的に速くなるわけではない。機能が増えるわけでもない。しかし、このルールは他ならぬ自分自身を守るための強力な盾となる。もしルールなしで運用を続け。ある日ツールが暴走して誤った請求書を顧客に大量送信してしまったらどうなるか。「勝手にそんなものを作ったお前が悪い」
全責任が個人の肩にのしかかる。上司は必ずそう言って逃げるだろう。

手に汗を握り、目の前が真っ暗になる瞬間です。

しかし、共有フォルダに置き、日付で管理し。手順書を残して周囲に認知させていた場合は状況が変わる。それはもはや「個人の隠しツール」ではなく。「組織が運用を黙認・あるいは承認していた業務フローの一部」となるのだ。トラブルが起きた時の風当たりが全く違う。ルールを守るという行為は。組織に対して「私は責任を持ってこのツールを管理している」という明確なメッセージを発信することです。

野良開発の組織資産化

現場からのボトムアップの改善は、決して悪いことではない。むしろ、目の前の課題に一番詳しい人間が手を動かしてツールを作ることは。本来もっと賞賛されるべき素晴らしい取り組みだ。ただ、その熱意の方向を少しだけ整える必要がある。自由気ままに作る楽しさの裏には、組織の一員としての責任が伴う。ガチガチのルールで縛る必要はない。保存場所を固定し、わかりやすい名前をつけ、最低限の手順書を添える。

月に3〜5件以上
たったこれだけの工夫で、孤独だった野良開発は。組織全体を助ける強力な資産へと生まれ変わる。IT部門との不毛な対立を終わらせてほしい。現場の情熱と、組織の安心。その2つを両立させるためのルールづくりを、今日作ったそのツールから始めていく。それが、本当の意味での業務改善のスタートラインになる。

野良開発の組織資産化（続き）

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関連リンクとチェックリスト

次に大切なのは、ファイル名とフォルダ名の命名規則です。これも、多くの人が適当にやってしまいがちな部分だと思います。私も以前は、「テスト用」「最終版_本当に最後」のような、自分にしか分からないファイル名ばかりつけていました。でも、ある日突然、上司から「あの請求書自動化ツール、どこにある？」と聞かれて、焦って探してもなかなか見つからず、冷や汗をかいた経験があります。

ファイル名やフォルダ名に、ツールの目的や作成日

ファイル名やフォルダ名に、ツールの目的や作成日、バージョンなどを明記する習慣をつけるだけで、後から他の人が見ても一目で内容が理解できるようになります。例えば、「【請求書突合】202403_自動化ツール_v1.0.xlsm」のように、誰が見ても何をするツールなのか、いつ作られたものなのかが分かるようにするのです。これは、IT部門の方々がシステムを管理する上で、一番助かる情報だと教えてもらいました。自分が作ったツールが、組織の中で「透明性のある資産」として認知されるための、小さな一歩だと思います。

そして、最後に最も重要だと思ったのが、ツールの「手順書」を必ず作ることです。私はプログラミングのプの字も知らない文系事務職だったので、最初はコードを書くことばかりに意識が向いていました。まさか、自分が書いたスクリプトの使い方を、わざわざ文章で残す必要があるなんて、夢にも思っていなかったのです。しかし、実際にトラブルが起きた時、私が不在だったために誰もツールを動かせず、業務が完全にストップしてしまったことがありました。

その時、初めてIT部門の方から「このツール

その時、初めてIT部門の方から「このツール、どうやって動かすの？」「エラーが出たらどうすればいいの？」と質問攻めに遭い、自分の頭の中にある情報が、いかに他の人には伝わらないかを痛感しました。それ以来、私はどんなに小さな自動化ツールでも、必ず「ツールの概要」「実行方法」「エラー時の対処法」などをまとめた簡単な手順書を作成し、ツールの格納フォルダと一緒に保存するようにしています。完璧なドキュメントでなくても、箇条書きで十分です。

この3点セット（共有フォルダへの保存、分かりやすい命名規則、そして簡単な手順書）を徹底するだけで、IT部門からの評価は劇的に変わることを、私は身をもって体験しました。彼らは、決して私たちの自動化を阻害したいわけではありません。ただ、組織全体の安定とセキュリティを守るという、彼らのミッションがあるだけなのです。私たちが少しでも彼らの視点に立って、管理しやすい情報を提供する努力をすれば、必ずや協力的な関係を築くことができるはずです。

最初は面倒に感じるかもしれませんが

最初は面倒に感じるかもしれませんが、これらの習慣を身につけることは、私たち自身の業務効率化を「持続可能」なものにするために不可欠です。そして、何よりも、孤独な野良開発者というレッテルから解放され、会社にとって価値ある存在として認められるための、確かな道筋になることを、私は信じています。

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