「また修正ですか？」社員台帳のExcelコピペで1日が終わる。入社手続きの「手書き・二重管理」をGoogleフォームとGASで全自動化した手順

人事の入社手続き、紙とExcelの苦行

4月、あるいは中途採用者の入社日です。オフィスには爽やかな風が吹きます。真新しいスーツに身を包んだ新入社員の方々です。緊張した笑顔が見られます。「本日からよろしくお願いします」という初々しい挨拶がありました。笑顔で応えます。しかし、人事担当者である私の頭の中は別なことでした。心配事でいっぱいでした。手元にはクリアファイルがあります。分厚く挟まれた忌まわしい「紙の束」がありました。入社手続き書類は山のようにありました。誓約書、身元保証書、通勤手当申請書です。給与振込口座届出書、扶養控除等申告書などがありました。1人あたり優に5枚を超える紙があります。10人が入社すると、机の上は大変です。50枚以上の紙の塔がそびえ立ちます。

4月の初旬のことです。机の上には入社手続き書類が山のように積まれていました。まだインクの匂いがします。私は深いため息をついていました。窓の外では春の陽光が眩しいです。しかし、私の視界にあるのは「誰が書いたか判読不能な手書き文字」です。「入力ミスが許されない数百のセル」だけでした。背中を丸めます。マウスを握る手がじんわりと汗ばみました。終わりの見えない単純作業です。心が音を立てて削られていくような感覚でした。

令和の人事、Excel入力の苦行

まず、歓迎ムードが落ち着きました。新入社員の方々がオリエンテーションに向かいました。その午後のことです。ここからが本当の戦いでした。部署内で何年も引き継がれてきたExcelファイルを開きます。とても重いファイルでした。ファイル名は「社員台帳_202X_最新」です。さらに「修正の修正_最終版」と付いています。ただでさえ起動が遅いExcelを立ち上げます。紙から画面への果てしない転記作業が始まります。たかが入力作業と侮ることはできません。

氏名、フリガナ、生年月日、現住所。緊急連絡先、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号です。給与振込口座などもありました。入力項目はざっと約30項目に及びます。

新入社員1人あたりの入力項目は、優に30項目を超えます。氏名から始まります。振込口座、緊急連絡先、社会保険の記号番号まで含みます。10人分なら300回の打鍵が必要です。紙と画面を往復する眼球の動きです。1000回を優に超えます。夕方には、目の奥に針で刺されたような痛みが走ることもあります。これは珍しくありませんでした。

人事のデータ入力マシーン化

次に、目を皿のようにして紙の文字を追います。キーボードを叩きます。視線を右へ、左へ。紙、画面、紙、画面。1人分の入力が終わる頃、首の裏がパンパンに張りました。5人分が終わる頃には、視界がぼやけてきます。なぜ令和の時代にこんな苦行を強いられているのでしょうか。誰もが疑問に思います。しかし、「昔からそういうフローだから」と思考停止で片付けてきました。人事の本来の役割は人を育てることです。組織を活かすことのはずです。しかし現実は、ひたすらExcelのセルを埋めるだけでした。安価なデータ入力マシーンと化していました。

判読不能な手書き文字と入力ミス、人事の悪夢

単なるタイピング作業なら無心になれるかもしれません。まだ耐えられるでしょう。しかし、真の地獄は「手書き文字の解読」です。達筆すぎて読めない名前、かすれたボールペンで書かれたマンション名。そして、もっとも恐ろしいのが数字の解読です。「1」と「7」、「0」と「6」、「3」と「8」です。給与振込口座の番号欄です。乱雑で判別不能な数字たちに頭を悩ませます。

間違えれば給与の振込エラーに直結します。新入社員の初任給が振り込まれない事態です。これでは大変です。想像しただけで胃がキリキリと痛みます。「これ、7ですよね？」と隣の席の同僚に確認を求めます。同僚も眉間にしわを寄せます。「うーん、1に見えなくもないけど…」と悩むばかりでした。結局、本人を会議室から呼び出します。直接確認する羽目になりました。申し訳なさそうにする新入社員です。気まずい空気が流れます。確認の手間ややり直しの時間がありました。業務はどんどん遅れていきました。

終わらない入力とミス、人事の悲鳴

さらに、データの一貫性という厄介な問題が立ちはだかります。Excelの台帳に入力した後、給与計算ソフトにも入力します。勤怠管理システムにも同じ情報を入力する必要がありました。完璧に入力したはずなのに、問題が起こります。なぜかAシステムとBシステムで住所の番地表記が違うのです。全角と半角のゆらぎです。ハイフンか長音符かマイナス記号かといった細かな差異にも振り回されます。

ある月のことでした。銀行への振込データ送信期限まで残り15分でした。そんなタイミングでした。一人の口座番号が転記ミスで桁ズレしていたのです。あの瞬間、心臓がバクバクと暴れだしました。全身の血の気が一気に引いていく冷たい感覚がありました。この感覚は忘れられません。もし間に合わなければ、初任給が振り込まれません。震える手で修正し、送信ボタンを押しました。直後の脱力感がありました。二度と思い出したくない記憶です。

二重管理の課題と手作業の限界

紙は「アナログな原本」です。Excelは「デジタルなコピー」でした。二重管理となっています。どこかで1文字でもミスが起きれば、地獄です。手作業での照合が待っています。「また修正ですか？」という言葉がオフィスに落ちます。ため息混じりでした。そのたびに、確認、修正、再確認が繰り返されます。無限ループの恐ろしさを感じました。これは人間がやるべき仕事ではなく、機械がやるべき仕事です。

誰でもできる人事台帳自動化

そこで、紙をやめることにしました。本人が入力したデータを、そのまま台帳に流し込むのです。これしかないと考えました。数百万円もする高価な人事システムです。導入する予算などありませんでした。

手元にあるのは、日頃から使っている無料のGoogle Workspaceアカウントだけです。行き着いたのは、GoogleフォームとGoogle Apps Script（GAS）です。そして、スプレッドシートの連携による自動化でした。

仕組みは拍子抜けするほどシンプルです。まず本人がGoogleフォームに入社情報を入力します。スマートフォンやPCから可能です。フォームが送信された瞬間、GAS（自動化プログラム）が裏側で静かに起動します。入力された約30項目のデータです。スプレッドシート（社員台帳マスター）の最終行に自動で転記される仕組みでした。Excelで台帳を管理している場合でも、問題ありません。スプレッドシートをマスターにしておけば良いのです。必要に応じてCSVで書き出せます。Googleドライブ上で直接Excel形式として同期させる手もあります。

GAS送信時トリガー、未知への挑戦と不安

ポイントは「GASの送信時トリガー」です。フォームの送信ボタンが押されたという「イベント」が合図です。プログラムが走り出す仕組みのことです。

ネットで見つけた「自動化」の手順通りに進めていました。しかし、「トリガー設定」という無機質な設定画面を前にすると手が止まります。「もし、ここを間違えて今の台帳が全部消えたらどうしよう」。プログラミングの知識がない私です。それは未知の領域への恐怖でした。しかし、「あのコピペ地獄に戻るくらいなら」という一心でした。恐る恐る保存ボタンをクリックしたことを覚えています。

初体験のGAS、コピペからの挑戦

プログラミングの知識は皆無でした。最初は「スクリプトエディタ」という黒い画面を見ただけで拒絶反応が出てしまいました。

やることは決まっています。フォームの回答データを受け取ります。スプレッドシートの指定シートの最終行に追加するだけです。たった数行のコードをネットの海から拾いました。コピペして少しだけ手直しします。「こんな数行の英語の羅列で本当に動くのか？」 半信半疑でした。テスト用のフォームに入力し、送信ボタンを押しました。

3時間→3分への劇的短縮と精神的解放

しかし、PCモニターでスプレッドシートを開いたままにします。手元のスマートフォンからテスト入力を実行しました。「送信」をタップした数秒後のことです。パッ、と画面の最終行に新しいデータが浮かび上がりました。

氏名、住所、振込先口座番号です。スマートフォンで入力した文字です。一言一句違わず台帳に刻まれています。「おおっ…！」と誰もいない夜のオフィスで声が出ました。手で打っておらず、紙も見ていません。あの忌まわしい手書きの「1」か「7」か悩む時間です。それが跡形もなく消え去った瞬間でした。

自動化の魔法に感動

スマホでテスト送信をした直後でした。誰もいない夜のオフィスです。PCの画面を見つめていました。1秒、2秒。パッ、と画面の下の方に名前が自動で浮かび上がりました。今スマホで打ったばかりの名前です。その瞬間、鳥肌が立ちました。思わず「よしっ！」と拳を握りしめました。今まで自分の手で苦労して打ち込んでいたものです。それが、見えない糸で操られる光景です。自動で整列していきます。まさに魔法そのものでした。

3時間→3分！業務効率と心の解放

さらに、効果は絶大です。これまで複数名の新入社員情報を入力していました。トリプルチェックを行います。最終確認を終えるまでに計3時間を費やしていました。それが今や、フォームのURLを入社案内メールに貼り付けます。送るだけです。

導入前は10名規模の入社手続き完了に計3時間かかりました。入力、ダブルチェック、修正を繰り返す必要がありました。それが今では、全員の入力が終わったスプレッドシートを開くだけです。目立つ誤字がないか確認するだけです。実質的な作業時間はわずか3分になりました。残りの2時間57分は、完全に自由な時間になりました。

リスク削減と精神的重圧からの解放

新入社員は自分のスマホから入力できます。通勤電車の中や自宅のソファで空き時間に入力可能です。面倒な手書きの煩わしさもありません。人事担当者は、スプレッドシートにデータが集まっていくのを眺めるだけです。仮に誤字脱字があっても、それは「本人の入力ミス」です。こちらの転記ミスではありません。転記ミスによる給与振込遅延リスクは激減しました。3時間が3分になったこと以上の効果があります。「いつまでにあの入力やらなきゃ…」という重圧から解放されました。精神的疲労の削減という面で、効果は計り知れません。

自動化が生む時間と人の仕事

Excelへの終わらないコピペ作業は仕事ではありません。ただの「作業」です。人間が手作業でデータを移し替えます。これに何の付加価値もありません。むしろ、ヒューマンエラーという爆弾を抱え込むリスク行為です。

GoogleフォームとGASの連携は拍子抜けするほど簡単でした。特別なシステム開発費は不要です。上司に稟議書を通す必要もありませんでした。目の前の不便を、手元の無料ツールでつなぎ合わせるだけです。この小さな自動化がもたらしたものです。泥臭くも確実な方法でした。それは単なる業務効率化ではありません。圧倒的な「時間」と「心の余裕」でした。

人にしかできない人事の仕事へ

空いた3時間で何ができるでしょうか。緊張している新入社員の心をほぐすウェルカムランチの企画ができます。古くなっていたオンボーディング資料のブラッシュアップも良いでしょう。入社後1ヶ月のフォローアップ面談の丁寧な準備も進められます。これらこそ、システムやAIには絶対に代行できない仕事です。血の通った人事の大事な仕事ではないでしょうか。

非エンジニアこそ、自動化で業務改善

紙の束に埋もれ、Excelのセルと睨めっこする日々はもう終わりです。手書き文字の解読に悩む時間です。人と向き合う時間に変えていくのです。そのための第一歩は、ほんの少しのコードです。既存のやり方を疑う小さな勇気も必要です。自動化の波は、決してエンジニアだけのものではありません。現場で汗を流す非エンジニアこそが、その恩恵を最も享受できるはずです。

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